Zum Inhalt springen
STATECHPRINT3D Printing Solutions IT ENKundenkonto
Startseite / Ratgeber / E-Rechnung 2027
Digitalisierung · Stand 03.11.2026

E-Rechnung 2027: Was Fertigungsbetriebe jetzt tun

Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ab 2027 kommt für viele Betriebe die Pflicht dazu, sie auch auszustellen. Was das für Angebot, Auftrag und Rechnung im Fertigungsbetrieb heißt.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland reicht eine PDF bald nicht mehr. Wer seine Rechnungen heute aus Word, Excel oder einem alten Programm schreibt, sollte 2026 klären, wie er umstellt. Die gute Nachricht: Mit einem passenden Programm entsteht die E-Rechnung nebenbei.

Die Fristen in vier Zeilen

seit 1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
bis 31. Dezember 2026Papier und PDF sind beim Ausstellen noch erlaubt.
ab 1. Januar 2027Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen gilt die Übergangszeit bis Ende 2027.
ab 1. Januar 2028Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland.

Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.

Was als E-Rechnung gilt, und was nicht

E-Rechnung

  • XRechnung: reine XML-Datei
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher: PDF zum Lesen mit eingebetteter XML-Datei
  • andere Formate nach EN 16931, wenn beide Seiten sie verarbeiten können

Keine E-Rechnung

  • eine PDF, auch wenn sie per Mail kommt
  • ein eingescanntes Papier
  • ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL

Für Fertigungsbetriebe ist ZUGFeRD meist der einfachste Weg: Der Kunde sieht dieselbe Rechnung wie bisher, seine Buchhaltung liest die Daten aus der XML-Datei.

Was das im Betrieb ändert

  • Rechnung aus Daten, nicht aus einer Vorlage. Eine E-Rechnung braucht Käufer, Positionen, Steuersätze und Summen als Daten. Wer Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung in einem Programm führt, hat diese Daten schon.
  • Bestellnummer des Kunden mitführen. Viele Einkäufer ordnen Rechnungen über ihre Bestellnummer zu. Sie gehört in den Datensatz, nicht nur in den Freitext.
  • Eingangsrechnungen sortieren. E-Rechnungen von Lieferanten kommen als Datei. Sie müssen lesbar abgelegt und aufbewahrt werden, im Original, nicht nur als Ausdruck.
  • Steuerberater früh fragen. Er sagt Ihnen, welches Format er übernehmen kann und ob Ihr Umsatz über der Grenze von 800.000 € liegt.

In fünf Schritten umstellen

  1. Bestand aufnehmen: Womit schreiben Sie heute Angebote und Rechnungen, wo liegen Kunden und Artikel?
  2. Grenze prüfen: Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027.
  3. Programm wählen: Es muss ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931 erzeugen und am besten auch Angebot, Auftrag und Lieferschein kennen.
  4. Stammdaten pflegen: Anschrift, USt-IdNr. und Bestellnummer der Kunden vollständig im Programm.
  5. Mit einem Kunden testen: Eine echte Rechnung senden und fragen, ob seine Buchhaltung sie lesen kann.

So machen wir es selbst

Unser eigenes ERP schreibt jede Rechnung als ZUGFeRD im Profil EN 16931: dieselbe PDF wie bisher, mit der XML-Datei darin. Die Daten kommen aus Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein, getippt wird nichts zweimal. Ein solches ERP bauen wir auch für andere Betriebe, zuerst als Klick-Prototyp mit Ihren Begriffen.

Quellen: Bundesministerium der Finanzen, Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes); IHK-Merkblätter zur E-Rechnung. Stand 03.11.2026, keine Steuer- oder Rechtsberatung: Klären Sie Einzelfragen mit Ihrem Steuerberater. Mehr zum ERP: ERP & MES für Fertigungsbetriebe.