Fangen Sie mit einem einzigen Ablauf an, der heute Zeit frisst, messen Sie ihn vorher und nachher, und bauen Sie erst danach aus. Das ist kleiner als ein Projekt und für Betriebe mit 10 bis 249 Beschäftigten der übliche Weg.
Wo Betriebe heute stehen
Die Zahlen zeigen: Je kleiner der Betrieb, desto größer die Lücke, und der Grund ist selten Geld.
| Kennzahl | Wert | Quelle, Abruf |
|---|---|---|
| Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten, die ERP nutzen (Deutschland, 2025) | 37,5 % | Eurostat, Tabelle isoc_eb_iip, Abruf 07.11.2026 |
| Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten, die ERP nutzen (Deutschland, 2025) | 67,7 % | Eurostat, Tabelle isoc_eb_iip, Abruf 07.11.2026 |
| Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten, die KI nutzen | 23,1 % | Eurostat, Tabelle isoc_eb_ai, Abruf 07.11.2026 |
| Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten, die KI nutzen | 35,6 % | Eurostat, Tabelle isoc_eb_ai, Abruf 07.11.2026 |
| Kleine Betriebe (10 bis 49), die KI erwogen und nicht eingeführt haben und fehlendes Wissen als Grund nennen | 73 % | Statistisches Bundesamt (Destatis), IKT-Erhebung 2025, Abruf 07.11.2026 |
| Dieselbe Gruppe: Passung zu vorhandenen Systemen als Grund | 46 % | Destatis, IKT-Erhebung 2025, Abruf 07.11.2026 |
| Mittelstand, der 2022 bis 2024 ein Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen hat | 30 % | KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025, Abruf 07.11.2026 |
| Industriebetriebe, die Stellen nicht besetzen können | 36 % | DIHK-Fachkräftereport 2025/26, Abruf 07.11.2026 |
| Industrieunternehmen ab 100 Beschäftigten, die zögern und Zeitmangel nennen | 81 % | Bitkom, Pressemitteilung vom 27.03.2025 (n = 552), Abruf 07.11.2026 |
Mehr Zahlen mit Quelle: Digitalisierung im Mittelstand NRW: Zahlen 2026.
Fünf Schritte
- Bestand aufnehmen (eine Stunde). Schreiben Sie auf, was es gibt: Maschinen, Listen und Formulare, Programme, Microsoft-365-Lizenzen. Ein Blatt reicht. Ziel ist keine Vollständigkeit, sondern ein Überblick, wo Papier, Zuruf und Tabellen die Arbeit tragen.
- Hebel finden (zwei Stunden). Rechnen Sie für jeden Kandidaten: Stunden je Woche × 46 Wochen × Ihre Kosten je Arbeitsstunde. Die drei größten Posten sind Ihre Kandidaten. In Fertigungsbetrieben sind das häufig die Störungsmeldung, die Freigabe und der Prüfbericht. Bei Maschinen gilt: Wer nicht weiß, wie lange eine Maschine steht, kann den Hebel nicht beziffern. Hier hilft Maschinendaten erfassen.
- Klein anfangen (ein Ablauf, ein Standort). Wählen Sie den Hebel mit dem besten Verhältnis aus Nutzen und Aufwand. Er sollte in wenigen Wochen laufen, nicht in Monaten. Wer im vorhandenen System arbeitet, vermeidet das häufigste Hindernis: 46 % der oben genannten kleinen Betriebe nennen als Grund, dass KI nicht zu ihren vorhandenen Systemen passt (Destatis 2025).
- Messen (vorher und nachher). Legen Sie vor dem Start fest, woran Sie den Erfolg erkennen: „eine echte Störung wurde mit Foto gemeldet und geschlossen“ ist prüfbar, „die Instandhaltung ist digitaler“ ist es nicht. Notieren Sie die Ausgangswerte, zum Beispiel Minuten je Meldung oder Stillstand je Schicht.
- Ausbauen (der nächste Ablauf). Erst wenn der erste Schritt läuft, nehmen Sie den zweiten. Die Zahlen aus Schritt 2 sagen Ihnen die Reihenfolge. Nur 30 % des Mittelstands haben 2022 bis 2024 ein Vorhaben abgeschlossen (KfW 2025), kleine Schritte schließen sich eher ab als große.
Für Abläufe ohne Papier, etwa Störmeldung, Freigabe und Prüfbericht: Abläufe automatisieren.
Checkliste zum Ausdrucken
- Liste aller Maschinen, mit Baujahr und Steuerung
- Liste aller Papierformulare und Excel-Listen im Schichtbetrieb
- Wer pflegt welche Liste, und wie viele Stunden je Woche?
- Welche Microsoft-365-Lizenzen sind vorhanden?
- Wer im Betrieb entscheidet über Software, und wer muss einbezogen werden (Betriebsrat, Datenschutz)?
- Die drei größten Zeitfresser, mit der Rechnung aus Schritt 2
- Ein Abnahmekriterium für den ersten Schritt, in einem Satz
- Ausgangswerte vor dem Start notiert
Stolpersteine
| Stolperstein | Beleg |
|---|---|
| Wissen fehlt | 73 % der kleinen Betriebe, die KI erwogen und nicht eingeführt haben (Destatis 2025) |
| Passt nicht zu den vorhandenen Systemen | 46 % (Destatis 2025) |
| Zeitmangel | 81 % der zögernden Betriebe ab 100 Beschäftigten (Bitkom 2025) |
Auch Rechtsfolgen und Datenschutz nennen kleine Betriebe als Hürde (Destatis 2025, Abruf 07.11.2026). Gegenmittel: ein kleiner Schritt, im vorhandenen System, mit klarer Abnahme und mit Daten je Maschine statt je Person. Keine Rechtsberatung: Fragen zum Datenschutz oder zur Mitbestimmung klären Sie mit Ihrer Datenschutz-Stelle bzw. Ihrem Betriebsrat.
Förderung im Überblick
- Mittelstand Innovativ & Digital, Modul „Digitale Prozesse“ (NRW.BANK): Förderrichtlinie vom 29.07.2026, gültig vom 01.09.2026 bis 31.12.2029. Gefördert werden Beratungstage bis 500 € je Tag, 10 bis 30 Tage. Der Aufruf 2026 ist ausgeschöpft, ein Aufruf 2027 ist nicht angekündigt. Quelle: NRW.BANK und Richtlinie MB.NRW 2026 Nr. 211, Abruf 07.11.2026. Wichtig: Ein Auftrag darf nicht vor dem Bescheid vergeben werden. Mehr dazu: MID Digitale Prozesse: der Antrag.
- Weitere Programme: Förderung im Überblick.
Der nächste Schritt
Der Digital-Check ist Schritt 1 und 2 in einem: zehn Fragen, etwa zehn Minuten. Die Erhebung ist kostenlos. Sie sehen danach, welche Hebel wir in Ihrem Betrieb sehen.
Häufige Fragen
Womit fange ich an?
Mit dem Ablauf, der heute die meisten Stunden frisst. Rechnen Sie ihn aus (Schritt 2) und messen Sie ihn vor dem Start. Wenn Sie Maschinen betreiben, ist die erste Frage meist, wie oft und warum sie stehen.
Was kostet ein erster Schritt?
Die Erhebung im Digital-Check ist kostenlos. Für Umsetzungen gelten Festpreise, die Sie vor dem Start schriftlich haben. Die aktuellen Preise stehen bei den jeweiligen Leistungen, zum Beispiel bei der Maschinenanbindung (190 € je Maschine plus Gerät).
Brauche ich eine IT-Abteilung?
Nein. 46 % der kleinen Betriebe, die KI erwogen und nicht eingeführt haben, nennen die Passung zu vorhandenen Systemen als Grund (Destatis 2025). Deshalb bauen wir in dem Microsoft 365, das Sie bereits haben, und binden Maschinen nur lesend an. Wer die Lösung danach betreut, legen wir vorher fest.
Lohnt sich das schon bei 10 bis 20 Beschäftigten?
Bei den Kleinen ist die Lücke am größten: 37,5 % nutzen ERP, bei Betrieben mit 50 bis 249 Beschäftigten sind es 67,7 % (Eurostat 2025). Ob es sich für Sie lohnt, zeigt die Rechnung aus Schritt 2. Rechnen Sie nur mit Ihren eigenen Stunden.
Gibt es Förderung?
Ja, aber nicht für jeden Schritt. Das NRW-Programm „Digitale Prozesse“ fördert Beratungstage, ist 2026 aber ausgeschöpft (Stand 07.11.2026). Einen Überblick und die Fristen finden Sie auf unseren Förderseiten. Beginnen Sie nicht mit einem Auftrag, bevor ein Bescheid vorliegt, wenn Sie fördern lassen wollen.
Was ist mit dem Betriebsrat?
Beziehen Sie ihn früh ein. Wir erfassen Maschinendaten je Maschine, nicht je Mitarbeiter. Keine Rechtsberatung: Die Mitbestimmung klären Sie mit Ihrem Betriebsrat oder einer Rechtsberatung.
Quellen
- Eurostat, Tabellen isoc_eb_iip (ERP) und isoc_eb_ai (KI), Unternehmen nach Größenklasse, 2025, Abruf 07.11.2026: ec.europa.eu/eurostat
- Statistisches Bundesamt, Nutzung von KI in Unternehmen, 2025, Abruf 07.11.2026: Unternehmen mit KI und Gründe gegen KI
- KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025, Abruf 07.11.2026: kfw.de (PDF)
- DIHK-Fachkräftereport 2025/26, Abruf 07.11.2026: dihk.de (PDF)
- Bitkom, Industrie 4.0 und KI, 27.03.2025, Abruf 07.11.2026: bitkom.org
- NRW.BANK, Mittelstand Innovativ & Digital, Digitale Prozesse, Abruf 07.11.2026: nrwbank.de
Microsoft 365 ist eine Marke der Microsoft-Unternehmensgruppe. Microsoft hat diese Leistungen weder geprüft noch empfohlen. Stand der Seite 10.11.2026.